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就活の説明会が満席で入れない時、採用担当者に直接メールすることが有効だと前回書きました。
今回はその依頼時の具体的なメールサンプルを載せます。

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説明会参加時のメール

まずは説明会参加のお願いに、メールが有効な理由を再度整理しておきましょう。

メールで想いを伝えよう

  • 企業への想いが伝わる(興味本位受験の可能性が低くなる)
  • 最低限のメール・社会人マナーをアピール出来る

説明会にねじ込んでもらうのは勿論、いい意味で名前を覚えてもらうチャンスでもあるのでした。

サンプルメール分

ではお待たせしました。
説明会参加のお願いをする際のメールサンプルを以下に記載します。

幾つかのパーツに分けていきましょう。

前文
  • 件名:貴社説明会参加のご依頼(◯◯大学鈴木太郎)
  • ◯◯株式会社 採用担当 ◯◯様
  • 私◯◯大学◯◯学部◯◯学科の鈴木太郎と申します。
  • 突然のメール申し訳ございません。

ポイントも合わせて書いていきましょう。

  1. 件名は必須!意図と自分の名前を含めましょう
  2. 企業名は正確に!株式会社や有限会社が前につくのか後ろに付くのか特に気をつけましょう。
  3. 採用担当者が匿名の場合は、採用担当御中という表現を用いましょう。
  4. 必ず所属と名前を明かして下さい。
  5. 初めて、自分の都合でメールするわけなのでビジネスとしてお詫びも必須です
本文
  • 私は◯◯業界を志望して就職活動を行っており、その中でも◯◯といった特徴をお持ちの貴社に強い関心を持っております。
  • 是非貴社の説明会に参加させていただければと考えておりましたが、☓☓という理由で応募ができず、既に説明会が埋まってしまいました
  • つきましては、大変不躾なお願いで恐縮ですが、一席だけ空けて頂き説明会に参加させていただけませんでしょうか。
  • より深く貴社について学び、今後の選考に活かしてまいりたいと考えております

本文のポイントも書きます。
ここはあなたの想いも大事な部分です。

  1. その企業への思いを明確にしましょう。出来ればここで志望動機を要約したものにするとより参加確率が高まります。
  2. 参加できない・応募できなかった理由は、理系なら学会に参加などやむを得ない理由にしましょう。間違っても他社選考とは言わないように!
  3. お願いは低頭に。採用担当者からすると手間です。そして手間を割いて参加させていただけた分、しっかり情報を次に活かすというポジティブな意志も明確に書きましょう。
末文
  • ご多忙なところお手数をお掛けいたしますが、ご検討のほど何卒宜しくお願いいたします。
  • ◯◯大学◯◯学部◯◯学科
  • 鈴木太郎
  • E−Mail:xxx@yyy.ne.jp
  • 住所:xxx県yyy市zz-z
  • 電話番号:xxx-yyy-zzz

末文のポイントは署名でしょう。

  1. まずは相手に迷惑かけることへの謝罪と、お詫びを再度行いましょう。
  2. メールの最後には署名を付けましょう。所属(大学・学部・学科)、名前、メールアドレス、住所、電話番号を書きます。

メールを送る際に気をつけるべきポイント

サンプルを3つの部分に分けて説明してきましたが、全体的に気をつけることも書いておきます。

相手のメールアドレスが間違っていないかチェック

よくあるのが送付ミスです。
送ってお願いしたつもりが、エラーメールが返って来ていた、という話もよく聞きます。

スペルミスが無いかどうかしっかり確認しましょう。
送った後のエラーメッセージが無いかの確認も必須です。

書いた文章は何度か見直す

一度送信ボタンを押してしまうと、もうやり直すことは出来ません。

メールマナーをアピールするはずが、逆に無礼を働いてしまったなんてことが無いようにしましょう。
その為には手間でも書き終わった後に内容をひと通り確認することが大切です。

特に企業の正式名称、相手の名前は絶対に間違えないようにしましょう。

合わせて電話もする

説明会までまだ時間があるときは無理にする必要はありませんが、説明会が近づいている場合や数日メールに返信がない場合は直接電話ででもお願いしましょう。

その時は電話のマナーにも気をつけてくださいね。
企業への電話マナーはこちら!

突然の説明会飛び込みだけは絶対にNG

最後はメールとは関係ありませんが、絶対に飛び込みの参加だけはしてはいけません。

想いのアピールになるかも、と考えている人ももしかしたらいるかもしれません。

でも急な参加で座席や資料を追加でお願いしなければならなかったり、グループワークなど計画している場合は再度組み直す手間も発生して採用担当者に迷惑をかけます。

何より社会人のマナーとして、連絡もせず急に訪問は絶対にいけません。

周囲の人事採用担当に聞いたところ、断るケースがほとんどであり、万が一参加させても今後の選考にはマイナス材料としてメモをするとのことでした。

どうしても参加したければメールや電話で事前に断りをいれる、これが社会人としてのマナーです。

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