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面接中の人はもちろん、内定が決まった後でも企業に対して電話をかけることが多いでしょう。

余計プレッシャーを掛けることが目的ではありませんが、最初に言っておきます。
電話のマナーは企業としてチェックしているところが多いです。

実際に企業は電話のマナー・SNS(Facebook mixi,Twitter)・課題提出状況、内容あたりは、しっかりとその内定者・就活生の評価としてチェックしています。
さすがに一発で内定取り消しすることはないと思いますが、内定後にいきなり呼び出しをされて注意されたり、目をつけられる可能性はあります。

そうならない為にもしっかり電話マナーを把握した上で電話するようにしましょう。

  • 電話を掛ける時にどこを見ているのか
  • どこに気をつけて連絡すれば良いのか

その点を以下に整理していきましょう。

社会人としての電話マナー

恐らくあなたを含めて多くの人が電話をかける前・掛けている最中、かなり緊張をするのではないかと思います。

  • 何を話そう
  • 誰が出るんだろう
  • どういう風に話そう

でも安心して下さい。
緊張して不安がっているあなたはきっと大きな失敗をしません。

何故なら不安になって調べて、「少しでも良い電話にしよう」という意識があるからです。
本当に危険なのは何も考えずまず電話してしまう人なのですが、まず動いてしまうタイプの人は失敗してみるのが一番の成長だったりするので、ここではその話をしないでおきましょう。

企業が求めている電話のマナー

企業が就活生のあなたから電話をもらう際に、どのようなマナーを求めているのか考えてみましょう。

必ず名前を名乗って!

企業の採用担当者からよく言われる悩みです。

色々と話をしてくれるのはいいんだけれど、大事なことを話忘れています。
「・・・で、あなたはどこのどなたでしょうか?」
企業の採用担当者の第一声はこれです。

まず電話の最初に所属大学や専門学校、会社内定者or選考を受けていること、その後にフルネームを名乗るようにしましょう。

合わせて忘れがちなのが、相手の名前です。
指定された人事部の番号があるときは良いですが、会社の代表番号(受付などに繋がる番号)に掛かるケースも有ります。
何部の誰宛に電話をしたのか、最初電話を取った方にきっちりと伝えましょう。

  • 私、◯◯大学△△学部で御社内定者の☓☓と申します。
  • いつもお世話になっております・・・
  • ◯◯部の◯◯様いらっしゃいますでしょうか?

特に提出物を忘れたり、何かしらミスをして慌てた時に名乗り漏れがありがちです。
慌てた時こそ一息ついてから連絡しましょう。

何が言いたいのか分からない!

これは緊張している人にありがちです。

あれこれと話した上で、
「・・・で、あなたの言いたいことはなんですか?」
これも企業採用担当者の口からよく出る言葉です。

向こうも大抵の場合は言いたいことの察しはついています。
しかし社会人としての常識を教えようとしているのです。

社会人としての話し方の常識、それは結論を先に言うことです。

  • (最初の挨拶後)
  • 本日はお忙しいところ電話をし申し訳ございません。
  • 内定後の課題について、2点お聞きしたいことがございましたので電話いたしました。お時間は大丈夫でしょうか?

「内定後の課題」についての話であることを明確にし、「2点お聞きしたいことがある」と話すことで質問をしたいという意志を明らかにしています。
こうすれば電話で聞いている人も構えることが出来ますし、聞くべきポイントが明確にわかって話もスムーズです。

ではこれらを実践するためには何をすれば良いのか?
ポイントはすごくシンプルです。

分かりやすい電話にするためのコツ

ではこれらの電話マナーを実践できるポイントを簡単に整理しましょう。

事前に話す内容をメモしよう!

これが非常に大切です。
先に結論を言うことに慣れていない人は、まず文章に起こしてメモすれば良いのです。

見返して整理した上で、本当に言いたいことを結論としてメモの上方に書き、そのメモを読み上げるイメージです。
まさに原稿として使いましょう。

社会人になっても大事な電話の前は下書きをしたり、話すことをきっちり整理します。
慣れてきてはじめて何も無くしっかり喋れるようになる人がほとんどです。

本人以外の人に繋がることも想定しよう

自分が話したい担当者にそのまま電話が繋がらないことが多いです。

大抵の場合就活生には外線番号が教えられると思いますが、部署としての番号であることが多いでしょうし、時には会社の代表番号であることも多いです。
そうなった場合話したい人ではなく、まずは別の人が電話に出ます。

そうなった時も想定して慌てずに、

  • 自分の所属・名前を伝え
  • 相手の人の部署名・名前

を伝えるようにしましょう。

慌てた時こそ落ち着いて

何か失敗や慌てて報告するときほど、一度落ち着いてから電話するようにしましょう。

メモをゆっくりと取る時間はないかもしれませんが、2,3分電話の時間が遅くなったところで状況が変わるケースはほとんどありません。

まずは喋る目的だけでもきっちりと整理し、ゆっくり深呼吸してから落ち着いて電話しましょう。
その時に急いで伝えたいからといって早口にならないように気をつけて下さいね。

 

 

緊張はするかと思いますが、これも1つの社会勉強だと思いましょう。
会社に入って初めて電話の練習するよりは、事前にマナーを少しでも意識していたほうがいいスタートが切れます。

慌てず、自分の言いたいことを整理し、落ち着いて望みましょう。

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